2005 - 2008 (c) Gidoc Integral, S.L.
GESTIÓN
DOCUMENTAL
La Digitalización de documentos que tienen las empresas almacenados o archivados en papel, mediante su captura como documentos informáticos, facilita un acceso a los mismos de forma más rápida, eficiente y segura, incluso su consulta puede ser compartida entre varios usuarios al mismo tiempo desde diferentes puntos de acceso simultáneamente.
Les ofrecemos, en función de los documentos, uso, tratamiento y necesidades de la empresa, varias posibilidades de digitalización y tratamiento de los archivos:
La Digitalización y la posterior Gestión Documental ofrece una serie de ventajas a tener en cuenta, ya que, además de facilitar el acceso a los datos almacenados, deja abierta la posibilidad de de acceso de esos ficheros en equipos o redes de acceso local, bases de datos, páginas web, etc. que acerquen la información a un mayor número de usuarios de un modo sencillo y rápido.
El acceso a los datos cargados en ficheros informáticos permite la consulta de los documentos sin necesidad de que los originales sufran deterioros o pérdidas innecesarias.
- Un tratamiento HISTORICO de archivos, capturándolos y agregándolos a un archivo pdf o tiff. Esta opción es recomendable para documentos ya envejecidos, manuscritos o deteriorados;
- Un tratamiento para la EXTRACCIÓN DE LOS DATOS, mediante un proceso de digitalización en el que se les aplicará un reconocimiento óptico de caracteres (OCR), para su catalogación como documentos de texto, permitiendo, entre otras ventajas, realizar búsquedas por contenido dentro de los propios documentos, editar el documento en un procesador de textos, etc.
- Un sistema de DIGITALIZACIÓN MASIVA de los documentos, en aquellos casos que sea necesario un tratamiento tipo "expediente" o homogéneo;
- Una DIGITALIZACIÓN PUNTUAL o SELECTIVA, con un sistema de RECONOCIMIENTO DE FORMULARIOS y un sistema de EXTRACCIÓN POR ZONAS, que permite automatizar los procesos más mecánicos, pero manuales, en el tratamiento de la información.
Soluciones Sectoriales
en la Administración Pública:
El objetivo fundamental del EDMS (Gestión Documental) es permitir que los funcionarios puedan crear, almacenar y recuperar todos los documentos oficiales, de manera segura y eficaz. En este contexto, la definición de un documento es independiente del formato: texto, correo electrónico, páginas web, circulares, imágenes, audio, y archivos. Al uniformizar el proceso de producción y almacenamiento de documentos, el EDMS eliminará la multiplicidad de repositorios sobre documentos desconectadas e incompatibles; promoverá una mayor transparencia y permitirá utilizar mejor los recursos para el desarrollo de aplicaciones. Al crear un dispositivo único de almacenamiento de documentos con acceso global, los funcionarios de la sede y los de las oficinas exteriores tendrán acceso al mismo conjunto de
documentos, lo cual fomentará el trabajo en colaboración y estimulará el intercambio de conocimientos.
Se ofrecen, así mismo, complementos como el REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA y un sistema de COMPULSA ELECTRÓNICA, que convierten a la Administración en una Administración moderna, ágil y cercana a sus ciudadanos, además de faclilitar el cumplimiento de la normativa legal 11/2007.
Gidoc Integral proporcionará formación al personal a medida que se vayan poniendo en práctica los distintos componentes del EDMS que afecten a su trabajo.
en las Empresas:
En la gran mayoría de las empresas, el TIEMPO equivale a DINERO. Y la INVERSIÓN se traduce en AHORRO. Gidoc Integral se enorgullece de ofrecer casi con toda seguridad, un Retorno de la Inversión o ROI inferior a 1 AÑO. Nuestra fórmula es trabajar duro con y para la empresa, comprometiendo a todo el personal implicado, formando, atendiendo y mejorando los procesos de forma continuada.
La realidad actual es que casi el 100 % de los documentos que se generan en las empresas se crean en formato electrónico; sin embargo, las fórmulas para guardarlos y hacerlos accesibles no están normalmente establecidas. Cada empresa adapta criterios diferentes, e incluso se adoptan medidas interdepartamentales, lo que provoca una dificultad añadida.
La acumulación de documentos electrónicos en los ordenadores de las empresas aparece como un nuevo problema que hasta ahora no existía, lo que dificulta encontrar la información, y la realización de copias de seguridad empiezan a ser considerados problemas importantes de gestión.
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¿Cuál es el perfil de su empresa?
