2005 - 2008 (c) Gidoc Integral, S.L.
Para Gidoc Integral es imprescindible generar una base de conocimiento a todos nuestros clientes y cooperantes. Un buen conocimiento se traduce en una visión profesionalizada que permite entender el potencial y necesidad de este tipo de proyectos.
El CONOCIMIENTO se convierte, de esta forma, en una habilidad empresarial capaz de generar ventajas competitivas a largo plazo. Y el futuro tiende a especializar las empresas, y exige a éstas desprenderse de procesos mecánicos y manuales, obligando a apostar por soluciones automatizadas. Y la gestión de la información, ya sea en papel o en soporte digital, se declara imprescindible.
La DIGITALIZACION (masiva o especializada) es el origen para cambiar de un formato físico lento, tosco y caro, hacia el formato que permite aplicar técnicas de EDMS, agilizando los procesos de análisis de la información.
No olvidemos que la INFORMACIÓN es la prioridad. El documento es solo un VEHÍCULO. Gidoc Integral le ayuda a elegir vehículo se adapta mejor a su empresa.
“No basta saber, se debe también aplicar. No es suficiente querer, se debe también hacer.”
Johann Wolfgang Goethe.
¿Como explicar la necesidad de la Gestión Documental?
La INFORMACIÓN es un fenómeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica mediante códigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano. La información por tanto, procesa y genera el conocimiento humano.
En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno.
Los datos se perciben mediante los sentidos, éstos los integran y generan la información necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones para realizar las acciones, ya sean personales o empresariales.
Existe una relación indisoluble entre los datos, la información y el conocimiento, además del pensamiento y el lenguaje.
Me interesa recibir efectiva y correctamente la información
losario
DIGITALIZACION CERTIFICADA
Para tomar decisiones empresariales, es necesario obtener la información de forma efectiva y rápida.
Los departamentos de administración, comercial, dirección, etc. se llenan de miles y miles de documentos, ordenados y archivados, y con personal siempre disponible a recuperar uno de esos documentos en un espacio físico ubicado cerca del lugar de trabajo, aunque en ocasiones también nos provoque algún desplazamiento extra.
La gestión de búsqueda de un papel o documento de un archivo, conlleva unos costes directos asociados que encarece mucho esta labor.
Cada minuto cuenta: 0,15€ por minuto y persona, es el precio de un perfil adminitrativo medio con sueldo bruto aproximado de 19.000€/año, y con un coste añadido de seguridad social de 6.000€.
Una bandeja de sobremesa: en ocasiones, un primer papel distinto a los demás provoca la necesidad de adquirir un elemento como este. El coste medio es de unos 0,60€.
Un archivador provisional: éstos tienen la característica de aparecer, en ciertas ocasiones, sólo con un papel o documento en su interior. Su coste ronda los 3€.
El espacio de archivo: la necesidad de tener ordenado y accesible un archivo provoca una pérdida de capacidad de espacio, con el fin de acceder sin dificultades al archivo definitivo. Un metro cuadrado tiene capacidad para 6 u 8 archivadores definitivos, con una media de 500 documentos por carpeta. Es decir, que 4000 documentos son los que caben en un metro cuadrado de su local. Haga sus cuentas.
Además de las más que problables fotocopias, faxes,etc. podríamos ir añadiendo costes indirectos como la luz del archivo, el mantenimiento de la estanterias o armarios,...
En definitiva, la empresa ha de entender que con la inversión de capturar un documento, almacenarlo en una base de datos, recuperarlo por uno o varios individuos, sin someterse a innecesarios y costosos desplazamientos y, sobre todo, eliminar del todo la frase "donde has puesto este documento, que no lo encuentro", o
"hasta que no vuelva Luis de vacaciones, no sabremos donde está este papel", se están ahorrando costes muy importantes, y atrasando decisiones por la falta de esta información.
La tendencia hacia el documento electrónico, facultará a la empresa de ser más rápida en el proceso de decisión, pudiendo trabajar con formatos de texto, imagen, video, etc. con todos los beneficios que ello supone...
Quiero controlar el documento desde mi ordenador
Las organizaciones deben reevaluar sus sistemas de información actuales, así como sus procesos de negocio, logrando que la implantación de nuevos sistemas de procesos se enfoque a facultar a los usuarios explotar las propiedades de los documentos electrónicos.
El Flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.
Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.
Una aplicación de Workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo
Define asimismo, las asignaciones de control del documento, ya sea para la generación, lectura, modificación de cada documento.
ASIGNO
CONTROLO
RECIBO
“El futuro es algo que cada cual alcanza a un ritmo de sesenta minutos por hora, haga lo que haga y sea quien sea.”
Clive Staples Lewis.
faq'S
